Główne zadania Komitetu
Najważniejsze zadania Komitetu, wyszczególnione w jego
Regulaminie, stanowiącym załącznik do Regulaminu Rady
Nadzorczej, obejmują między innymi: (i) nadzorowanie rzetelności informacji finansowych przekazywanych przez
Spółkę, (ii) przegląd systemu kontroli wewnętrznej i zarzą-
dzania ryzykiem Grupy, (iii) przegląd programu prac Audytu Wewnętrznego i jego raportów, (iv) analizę i opiniowanie
istotnych transakcji z podmiotami powiązanymi, (v) udzielanie rekomendacji dot. wyboru firmy audytorskiej i przedłużenia z nią umowy, (vi) monitorowanie niezależności i obiektywizmu biegłych rewidentów Spółki, natury i zakresu badania
oraz monitorowanie pracy biegłych rewidentów, (vii) przedstawianie Radzie zaleceń mających na celu zapewnienie rzetelności procesu sprawozdawczości finansowej w Spółce.
Komitet Audytowy składa się z co najmniej trzech członków,
z których większość, w tym Przewodniczący Komitetu, jest
niezależna od Spółki. Posiedzenia Komitetu odbywają się
nie rzadziej niż raz na kwartał, przed opublikowaniem przez
Spółkę sprawozdań finansowych.
Działalność Komitetu Audytowego w 2018 roku
Komitet Audytowy odbył w 2018 roku siedem posiedzeń. Prezes
Zarządu, Członek Zarządu ds. Finansów oraz Dyrektor Audytu
Wewnętrznego uczestniczyli we wszystkich posiedzeniach
Komitetu Audytowego. Inni członkowie Zarządu, Dyrektorzy
Wykonawczy i inni menedżerowie oraz zaproszeni goście
uczestniczyli w posiedzeniach w zależności od poruszanych
zagadnień. W posiedzeniach Komitetu uczestniczyli także
przedstawiciele biegłego rewidenta Spółki – firmy Ernst & Young.
Podejście do monitorowania procesu sprawozdawczości
finansowej
Zgodnie z wymogami prawa, Komitet Audytowy monitorował
proces sprawozdawczości finansowej. Celem działań Komitetu
Audytowego była ocena, czy sprawozdania finansowe i raport
roczny, traktowane całościowo, w sposób rzetelny i właściwy
prezentują informacje potrzebne akcjonariuszom do oceny
sytuacji, wyników, modelu biznesowego i strategii Spółki, a także
przekazanie Radzie Nadzorczej opinii w tym zakresie.
Komitet Audytowy dokonał przeglądu kwartalnych i rocznych
sprawozdań finansowych na etapie ich sporządzania. Ponadto,
Komitet dokonał przeglądu strategii i budżetów Grupy Orange
Polska. Celem tego przeglądu było zapewnienie, że kluczowe
treści poruszane w raportach rocznych i okresowych są spójne z
sytuacją, wynikami i strategią Spółki oraz że części opisowe tych
raportów są spójne ze sprawozdaniami finansowymi. W ramach
oceny, czy sprawozdania finansowe i raport roczny prezentują
informacje w sposób rzetelny i właściwy, Komitet Audytowy
dokonał także przeglądu sprawozdań z działalności, zasad
i procedur rachunkowości, szacunków i subiektywnych ocen,
zdarzeń nietypowych i jednorazowych oraz celów całorocznych,
a także wykonania budżetu Grupy Orange Polska i innych
informacji służących ocenie sytuacji finansowej, pozycji i wyników
Spółki. Komitet Audytowy wyraził zadowolenie, że wszelkie
kluczowe kwestie i wydarzenia zgłaszane przez Zarząd w ciągu
roku, zarówno pozytywne jak i negatywne, zostały odpowiednio
uwzględnione i odzwierciedlone w raporcie rocznym.
W 2018 roku, w związku ze znaczącymi zmianami w standardach
rachunkowości, Komitet poświęcił szczególną uwagę
alternatywnym miarom wyników (APM), aby zapewnić,
że raportowane przez Grupę Orange Polska wskaźniki APM
są zgodne z wytycznymi ESMA oraz istotne i zrozumiałe dla
akcjonariuszy, a także właściwie odzwierciedlają sposób
kierowania działalnością Grupy przez Zarząd.
W posiedzeniach Komitetu Audytowego regularnie uczestniczył
biegły rewident, który przekazywał swoją opinię, z punktu
widzenia rachunkowości, w ważnych kwestiach pojawiających
się w ciągu roku. Ponadto, biegły rewident przedstawił
dodatkowy raport sporządzony zgodnie z wymogami
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
nr 537/2014 („Rozporządzenia audytowego”). Komitet Audytowy
przeanalizował ten raport, omawiając z biegłym rewidentem
wszelkie konieczne kwestie.
Podejście do monitorowania działań biegłego rewidenta
Komitet Audytowy odpowiada za relacje z firmą audytorską.
Zadanie to obejmuje ocenę skuteczności procesu badania oraz
niezależności biegłego rewidenta. Firmą audytorską Grupy
Orange Polska jest Ernst & Young, przy czym rok 2018 był
czwartym rokiem badania sprawozdań finansowych Grupy przez
tę firmę.
Komitet Audytowy dokonał przeglądu zaproponowanego planu
prac biegłego rewidenta na 2018 rok, w tym najważniejszych
kwestii, na jakich należy się skoncentrować, progu istotności
dla badania oraz harmonogramu planowanych prac i raportów,
łącznie z planowanymi kontaktami z Komitetem Audytowym.
Następnie Komitet Audytowy przeanalizował i omówił zalecenia,
spostrzeżenia i uwagi biegłego rewidenta w kluczowych
obszarach wymagających szczególnej uwagi, z uwzględnieniem
opinii Zarządu w tych kwestiach. W posiedzeniach Komitetu
Audytowego uczestniczyli kluczowi pracownicy firmy
audytorskiej, co pozwalało omawiać na bieżąco wszelkie
kwestie, jakie pojawiały się w ciągu roku. Ponadto, Komitet
Audytowy odbył spotkania z biegłym rewidentem bez udziału
Członków Zarządu w celu umożliwienia otwartej i przejrzystej
rozmowy. W ciągu roku Komitet Audytowy monitorował postępy
i jakość badania względem przyjętego planu prac.
Ponadto, Komitet Audytowy, przy wsparciu Audytu
Wewnętrznego, ocenił kwestię konfliktu interesów w związku
z tym, że firma Ernst & Young została firmą audytorską jednego
z głównych konkurentów Spółki. Z biegłym rewidentem
omówiono środki podjęte przez Ernst & Young w celu
zapewnienia poufności informacji, w tym między innymi „chińskie
mury”. Generalnie, Komitet Audytowy wyraził zadowolenie
z procedur wprowadzonych w tym zakresie przez firmę
audytorską, która jednak nie wyraziła zgody na przeprowadzenie
przez Spółkę audytu zastosowanych rozwiązań.
Kwestia ta zostanie wzięta pod uwagę w kolejnej procedurze
przetargowej na usługi badania sprawozdań finansowych.
W celu oceny działań i niezależności firmy audytorskiej oraz
ogólnych relacji z tą firmą, o przekazanie uwag w tym zakresie
zwrócono się do wszystkich członków Komitetu Audytowego,
Członków Zarządu, kluczowych przedstawicieli ścisłego
kierownictwa oraz osób, które pozostają w regularnym kontakcie
z biegłym rewidentem. Uwagi te zebrano i przedstawiono
Komitetowi Audytowemu w kwietniu 2018 roku. Komitet
Audytowy zwrócił się także do firmy audytorskiej o przekazanie
uwag dotyczących współpracy ze Spółką. Omówiono wnioski
oraz przedstawiono możliwości usprawnienia współpracy
zarówno firmie audytorskiej, jak i Zarządowi oraz kluczowym
osobom pozostającym w regularnym kontakcie z biegłym
rewidentem. W późniejszym czasie, Komitet Audytowy ocenił
raport dotyczący wprowadzania uzgodnionych zmian.
Podsumowując, Komitet Audytowy uznał, że w ogólności proces
badania sprawozdań finansowych oraz usługi firmy audytorskiej
były skuteczne i zadowalające.
Podejście do oceny niezależności biegłego rewidenta
W celu zapewnienia, że firma audytorska pozostanie niezależna
od Spółki, Komitet Audytowy monitoruje dwa aspekty jej
niezależności.
Po pierwsze, przy ocenie niezależności biegłego rewidenta
od Spółki, Komitet Audytowy bierze pod uwagę informacje
i oświadczenia firmy audytorskiej. Firma audytorska przekazała
Komitetowi Audytowemu oświadczenie o niezależności,
złożone zgodnie z Ustawą z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych
rewidentach („polską ustawą o audycie”) oraz Rozporządzeniem
audytowym EU.
Po drugie, Komitet Audytowy ocenia stosunek wartości usług
niebędących badaniem świadczonych przez firmę audytorską
i podmioty z nią powiązane do wysokości wynagrodzenia
z tytułu badania ustawowego. Zgodnie z wymogami prawa,
Spółka przyjęła Politykę świadczenia dozwolonych usług
niebędących badaniem przez firmę audytorską i podmioty z nią
powiązane. Zgodnie z tą Polityką, na świadczenie dozwolonych
usług niebędących badaniem musi wcześniej wyrazić zgodę
Komitet Audytowy, biorąc pod uwagę potencjalny wpływ takich
usług na niezależność firmy audytorskiej. Również wszelkie
dodatkowe usługi będące badaniem wymagają uprzedniej
zgody Komitetu Audytowego. Zgodnie z wymogami prawa
oraz postanowieniami wyżej określonej Polityki, całkowite
wynagrodzenie z tytułu usług niebędących badaniem
sprawozdań finansowych jest ograniczone do nie więcej niż 70%
średniego wynagrodzenia z tytułu badania ustawowego w trzech
kolejnych latach obrotowych poprzedzających rok, w którym ten
limit będzie stosowany. Limit 70% został wprowadzony z dniem
17 czerwca 2016 roku przez Rozporządzenie audytowe. Zarząd
przekazuje Komitetowi Audytowemu informacje o wartości
usług niebędących badaniem w porównaniu ze średnim
wynagrodzeniem z tytułu badania ustawowego w ostatnich
trzech latach. Na koniec 2018 roku, wynagrodzenie za usługi
niebędące badaniem stanowiło 19% wynagrodzenia z tytułu
badania ustawowego. Jak pokazano na poniższym wykresie,
wynagrodzenie z tytułu badania ustawowego w 2018 roku było
niższe niż w 2017 roku oraz wyraźnie niższe w porównaniu
z 2016 rokiem. Firma Ernst & Young przeprowadza także
badanie sprawozdań regulacyjnych Spółki w zakresie kosztów
świadczenia usług regulowanych. Badanie to jest zlecane
przez organ regulacyjny, ale jego koszty ponosi Spółka. Koszty
takich audytów regulacyjnych również pokazano na poniższym
wykresie.
Ponadto, wspomniany w poprzednim punkcie kwestionariusz
dotyczący współpracy z firmą audytorską zawierał również
pytania odnoszące się do niezależności firmy audytorskiej i jej
poszczególnych pracowników. Respondenci nie dostrzegli i nie
wskazali żadnych zagrożeń dla niezależności biegłego rewidenta.
Uwzględniając wszystkie opisane wyżej aspekty, Komitet
Audytowy stwierdził, że firma audytorska pozostaje niezależna.
Koszty usług sieci EY dla Grupy Orange Polska (w tys. zł)
Rekomendacja co do wyboru biegłego rewidenta
Spółka, podobnie jak Grupa Orange, po raz ostatni
przeprowadziła formalną procedurę przetargową na usługi
badania sprawozdań finansowych w 2014 roku, przy czym
procedura przetargowa dla Spółki przebiegała odrębnie od
procedury dla Grupy Orange. Na podstawie wyników przetargu,
na biegłego rewidenta Spółki wybrano firmę Ernst & Young. Ta
sama firma została niezależnie wybrana na jedną z dwóch firm
audytorskich Grupy Orange. Firma Ernst & Young przedstawiła
pierwszy raport z badania sprawozdań finansowych Grupy
Orange Polska za rok zakończony 31 grudnia 2015 roku.
W 2017 roku, Rada Nadzorcza Spółki przyjęła nową Politykę
wyboru firmy audytorskiej w oparciu o Rozporządzenie
audytowe oraz polską ustawę o audycie. Polityka ta w większości
sformalizowała wymogi, które Spółka już i tak stosowała. Nowym
wymogiem było ograniczenie czasowe wyboru firmy audytorskiej
do pięciu lat (z określonymi wyjątkami).
Na początku 2018 roku, Komitet Audytowy dokonał przeglądu
ubiegłorocznych prac firmy audytorskiej i rekomendował
Radzie Nadzorczej ponowne powołanie spółki Ernst & Young
jako biegłego rewidenta do przeprowadzenia badania za lata
2018 i 2019. Rekomendacja ta wynikała z kompetencji biegłego
rewidenta, korzyści z posiadania doświadczonego zespołu
audytowego z dobrą znajomością Grupy Orange Polska
(wynikającą z wcześniejszej trzyletniej współpracy), skuteczności
dotychczasowej pracy oraz wysokości wynagrodzenia. Zgodnie
ze Statutem Spółki, organem upoważnionym do wyboru firmy
audytorskiej jest Rada Nadzorcza.
W 2019 roku, Spółka przeprowadzi procedurę przetargową na
usługi ustawowego badania sprawozdań finansowych.
Znaczące kwestie rozpatrywane przez Komitet Audytowy
w odniesieniu do sprawozdań finansowych oraz podjęte
działania
W odniesieniu do sprawozdań finansowych Grupy, Komitet
Audytowy dokonał przeglądu następujących podstawowych
obszarów podlegających subiektywnej ocenie:
-
Kluczowe szacunki i subiektywne oceny związane z rozpoznawaniem przychodów, w tym dotyczące znaczących transakcji
jednorazowych, takie jak:
-
Ujmowanie umów zawartych przez Orange Polska
z Centrum Projektów „Polska Cyfrowa” oraz dostawcami
w związku z budową szerokopasmowych sieci
telekomunikacyjnych było przedmiotem znaczącej
subiektywnej oceny, zarówno w odniesieniu do
skonsolidowanych jak i jednostkowych sprawozdań
finansowych. Komitet Audytowy skupił się między
innymi na zaproponowanym przez Zarząd sposobie
ujmowania związanym z momentem rozpoznania
otrzymanych środków z funduszy europejskich. Komitet
Audytowy zakwestionował także sposób wykazywania
całej transakcji na poziomie Grupy, biorąc pod uwagę,
że należąca do Grupy spółka zależna była podwykonawcą
dla jednego z dostawców. W związku z tym, kwestia,
czy taki dostawca powinien być traktowany jako
zleceniodawca czy zleceniobiorca wymagała subiektywnej
oceny. Po szczegółowym omówieniu tej kwestii, przyjęto,
że dostawca powinien być traktowany jako zleceniobiorca;
-
Ujmowanie umowy z T-Mobile w sprawie dostępu
telekomunikacyjnego do sieci światłowodowej Orange
Polska w zakresie transmisji danych (ang. Bitstream
Access – „BSA”). Na podstawie umowy, spółka Orange
Polska zapewniła T-Mobile dostęp hurtowy do swojej
sieci światłowodowej w zamian za opłatę wstępną i opłaty
miesięczne. Komitet Audytowy skupił się między innymi na
zidentyfikowaniu przewidzianych w umowie zobowiązań
i ich wycenie wynikającej z alokacji cen transakcyjnych
pomiędzy poszczególne zobowiązania. Komitet Audytowy
zakwestionował także okres, w którym powinny być
wykazywane przychody z tytułu umowy.
-
Nowe standardy rachunkowości, w szczególności:
-
MSSF 15 „Przychody z umów z klientami” – wprowadzony
w 2018 roku: rozpoznawanie odrębnych zobowiązań
umownych i ustalenie ich indywidualnej ceny sprzedaży
jako podstawa alokacji ceny transakcyjnej pomiędzy
poszczególne zobowiązania;
-
MSSF 9 „Instrumenty Finansowe” – wprowadzony w 2018
roku: wpływ sposobu ujmowania przewidywanych strat
na odpisy aktualizujące należności handlowe oraz aktywa
kontraktowe;
-
MSSF 16 „Leasing” – wprowadzony w 2019 roku: nowe
zasady dotyczące definicji i zakresu leasingu, identyfikacji,
wyceny i rozpoznawania umów leasingowych, stosowania
dozwolonych przez standard opcji oraz ustalania okresu
leasingu.
-
Wycena przez Grupę zobowiązań pozabilansowych
wykazanych w sprawozdaniu finansowym za 2018 rok.
-
Ocena Zarządu dotycząca ryzyka związanego z roszczeniami
i sporami oraz innymi kwestiami, a także wysokość związanych
z tym rezerw (bądź decyzje o odstąpieniu od tworzenia rezerw).
-
Opracowane przez Zarząd wskaźniki utraty wartości i test
na utratę wartości, a także rozpoznanie wartości firmy
i odzyskiwalność aktywa z tytułu podatku odroczonego.
-
Ocena Zarządu dotycząca okresu ekonomicznej użyteczności
aktywów.
-
nformacje w sprawozdaniach finansowych i sprawozdaniu
Zarządu z działalności dotyczące nowych kwestii, np. rozbicia
przychodów oraz subiektywnych ocen.
-
Wyliczenie wysokości kapitału podlegającego podziałowi.
Audyt wewnętrzny i ocena jego skuteczności
Audyt Wewnętrzny przekazuje Komitetowi Audytowemu,
Zarządowi i wyższemu kierownictwu niezależne i obiektywne
informacje i rady dotyczące kierowania Spółką, zarządzania
ryzykiem i kontroli wewnętrznej, a także pomaga w osiąganiu
celów organizacji poprzez systematyczną i metodyczną ocenę
procesów biznesowych oraz systemu kontroli wewnętrznej
i zarządzania ryzykiem.
Poza oceną skuteczności oraz przekazywaniem raportów
dotyczących poszczególnych aspektów zapewnienia
zgodności w tych obszarach, Audyt Wewnętrzny formułuje
zalecenia dotyczące rozwiązania kluczowych kwestii
i usprawnienia procesów. Po uzgodnieniu tych zaleceń
z Zarządem, Audyt Wewnętrzny monitoruje ich wprowadzanie
i przekazuje informacje o postępach w tym zakresie na każdym
posiedzeniu Komitetu Audytowego.
Audyt Wewnętrzny obejmuje swoimi działaniami całość
funkcjonowania Grupy Orange Polska. Podlega Komitetowi
Audytowemu i Prezesowi Zarządu. Dyrektor Audytu
Wewnętrznego uczestniczy we wszystkich planowych
posiedzeniach Komitetu Audytowego. Ma także prawo
poruszyć wszelkie sprawy wobec członków Komitetu, bez
udziału kierownictwa Spółki.
Zadania funkcji audytu wewnętrznego zostały ściśle
określone i zatwierdzone w Karcie Audytu Wewnętrznego.
Karta podlega corocznemu przeglądowi i zatwierdzeniu
przez Komitet Audytowy. Audyt Wewnętrzny stosuje się
do międzynarodowych standardów praktyki zawodowej
audytu wewnętrznego oraz Kodeksu Etyki, opracowanych
przez Instytut Audytorów Wewnętrznych (IIA). Co roku jest
sporządzany plan audytów wewnętrznych, który uwzględnia
wyniki oceny ryzyka, zmieniające się potrzeby biznesowe
i kwestie podniesione przez Zarząd, ustalenia wcześniejszych
audytów oraz harmonogram przeglądów okresowych. W planie
rezerwuje się także godziny na doraźne audyty przeprowadzane
na specjalne żądanie oraz pilne audyty w kwestiach, jakie mogą
się pojawić w ciągu roku. Roczny plan audytów wewnętrznych
podlega zaopiniowaniu przez Komitet Audytowy i zatwierdzeniu
przez Prezesa Zarządu. Wykonanie rocznego planu audytów
wewnętrznych jest monitorowane, a Komitet Audytowy jest
regularnie informowany o postępach w realizacji tego planu.
W swoich działaniach, Audyt Wewnętrzny współpracuje także
z biegłym rewidentem, omawiając z nim różne aspekty jego
działalności oraz pomagając mu w testach mechanizmów
kontroli wewnętrznej, co w efekcie przyczynia się do
zapewnienia odpowiednich informacji Komitetowi Audytowemu
i Zarządowi.
Monitorowaniu skuteczności działań Audytu Wewnętrznego
służy program zapewnienia i podnoszenia jakości, który
obejmuje ocenę wewnętrzną oraz coroczną ocenę zewnętrzną
przez Institut Francais de l’Audit et du Controle Internes
(IFACI), który jest francuskim oddziałem Instytutu Audytorów
Wewnętrznych (IIA). Na podstawie przeprowadzonej w 2018
roku oceny, certyfikat IFACI (IIA) dla Audytu Wewnętrznego
Orange Polska został utrzymany.
Komitet Audytowy dokonuje przeglądu rocznego planu
Audytu Wewnętrznego, budżetu i raportu ze stanu prac.
Komitet monitoruje okresowe raporty z działań i ustaleń
audytorów wewnętrznych, a także odpowiedzi Zarządu na
ustalenia pokontrolne i zalecenia. Ponadto, Komitet Audytowy
spotyka się z dyrektorem Audytu Wewnętrznego bez udziału
kierownictwa Spółki oraz dokonuje przeglądu niezależności
procesu audytu wewnętrznego.
Zarządzanie ryzykiem
Czynniki ryzyka są identyfikowane w obrębie wszystkich
jednostek organizacyjnych. Te ryzyka, które zostaną uznane
przez Członków Zarządu lub Dyrektorów Wykonawczych za
najważniejsze dla działalności Orange Polska są klasyfikowane
jako kluczowe. Poza ryzykami kluczowymi, identyfikowane są
także nowo powstające ryzyka, które w dłuższej perspektywie
mogą nabrać kluczowego charakteru. Przeglądy kluczowych
i nowo powstających ryzyk oraz aktualizacje ich opisów są
dokonywane dwa razy do roku.
Komitet Audytowy otrzymuje raport o kluczowych i nowo
powstających ryzykach raz do roku, w kwietniu. Natomiast
w październiku każdego roku, raport o takich ryzykach jest
przekazywany Radzie Nadzorczej.
Analiza ryzyk kluczowych jest podstawą do sporządzenia
corocznego planu audytów wewnętrznych, który uwzględnia
różne aspekty tych ryzyk. Plan podlega ocenie przez Komitet
Audytowy i zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu.
Komitet Audytowy ocenił skuteczność systemu zarządzania
ryzykiem i zweryfikował poszczególne ryzyka kluczowe pod
kątem ich wpływu na realizację celów strategicznych Orange
Polska, podejścia Zarządu do ryzyka oraz skuteczności działań
podjętych w celu ograniczenia ryzyka.
Kontrola wewnętrzna
Zarząd wdraża mechanizmy kontroli wewnętrznej na różnych
szczeblach organizacji. Zakres tych mechanizmów obejmuje
między innymi poziom transakcyjny, poziom kierowników
liniowych, przegląd działań korporacyjnych, analizę trendów
i procedury uzgodnień, po mechanizmy na poziomie całej
firmy. Celem jest zabezpieczenie majątku, wykrycie błędów,
a także zapewnienie prawidłowości i kompletności zapisów
księgowych oraz ogólnej rzetelności sprawozdań finansowych,
na uzasadnionym poziomie pewności. Spółka stale monitoruje
zmiany w środowisku kontrolnym, uwzględniając wszelkie
istotne modyfikacje w systemie kontroli wewnętrznej
oraz podejmując działania naprawcze wobec wszelkich
zidentyfikowanych niedociągnięć. Raz na kwartał, system
kontroli wewnętrznej podlega przeglądowi przy użyciu
wprowadzonego przez Spółkę narzędzia do samooceny,
a menedżerowie najwyższego szczebla składają oświadczenia
dotyczące skuteczności mechanizmów kontroli wewnętrznej
w obszarach, które im podlegają. Raz na rok, mechanizmy
kontrolne są testowane przez przedstawicieli Kontroli
Wewnętrznej, Audytu Wewnętrznego i biegłego rewidenta,
a wyniki są przekazywane Komitetowi Audytowemu.
Komitet Audytowy otrzymywał raporty Zarządu na temat
systemu kontroli wewnętrznej i monitorował, czy Zarząd
wprowadza właściwą „kulturę kontroli” w zakresie sposobu
identyfikacji ryzyk, zarządzania nimi i ich ujawniania. Komitet
zapoznał się także z raportami Zarządu na temat planowanych
działań w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne audytorów
wewnętrznych i biegłego rewidenta. Ponadto, Komitet
Audytowy otrzymał od Zarządu informację o dokonaniu
dorocznej kompleksowej oceny kontroli wewnętrznej
w odniesieniu do sprawozdawczości finansowej w Grupie
Orange Polska. Wszelkie stwierdzone niedociągnięcia
zostały skorygowane bądź podjęto względem nich działania
naprawcze. Zarząd stwierdził, że w roku zakończonym
31 grudnia 2018 roku nie istniały żadne niedociągnięcia, które
mogłyby w istotny sposób wpływać na skuteczność kontroli
wewnętrznej w odniesieniu do sprawozdawczości finansowej.
Zarządzanie zgodnością
Komitet Audytowy otrzymuje raporty dotyczące wdrażania
Programu Zarządzania Zgodnością w następujących
obszarach: etyka, ogólna zgodność z przepisami
prawa i regulacjami, zwalczanie nadużyć finansowych,
bezpieczeństwo i działania antykorupcyjne. W okresowych
raportach, osoby odpowiedzialne za zarządzanie zgodnością
informują Komitet Audytowy o podejmowanych działaniach,
a także o wynikach kontroli zapoczątkowanych zgłoszeniem
nieprawidłowości poprzez odpowiednie kanały. Orange Polska
aktywnie współpracuje z działami zarządzania zgodnością w
obrębie Grupy Orange, wymieniając się dobrymi praktykami
i wprowadzając standardy Grupy w zakresie zapobiegania
korupcji.
Program Zarządzania Zgodnością w Orange Polska odnosi
się do obowiązków Spółki w zakresie przestrzegania prawa,
regulacji, standardów, norm rynkowych i branżowych oraz
zasad etyki zarówno w kontaktach z klientami i kontrahentami,
jak i w relacjach pomiędzy pracownikami. Jednym
z kluczowych elementów Programu Zarządzania Zgodnością
jest Polityka Antykorupcyjna, która wprowadza zasadę
zerowej tolerancji dla korupcji w odniesieniu do wszystkich
przejawów działalności Spółki. Prawidłowej realizacji Polityki
Antykorupcyjnej służą odpowiednie procedury i instrukcje
wewnętrzne, które zawierają szczegółowe wytyczne i zasady
pozwalające identyfikować nieprawidłowości oraz skutecznie
im zapobiegać.
Kolejną integralną częścią Programu są Wytyczne do
zapobiegania korupcji w Orange Polska, które między innymi
wprowadziły limity przy wręczaniu i przyjmowaniu korzyści
w formie upominków, posiłków i rozrywki w ramach relacji
biznesowych.
Przedstawiciele funkcji zarządzania zgodnością prowadzą szereg działań o charakterze informacyjnym i szkoleniowym, które
mają na celu pogłębienie wiedzy i świadomości pracowników.
W przypadku zetknięcia się z sytuacją problematyczną, pracownik może się zawsze zwrócić o konsultację, poradę i opinię.
Sygnalizowanie nieprawidłowości
Spółka zapewnia różne dedykowane kanały komunikacji,
poprzez które pracownicy i interesariusze Orange Polska mogą
zgłaszać obawy lub zaobserwowane nieprawidłowości (takie
jak konflikt interesów, przypadki zachowań korupcyjnych bądź
inne naruszenia przepisów prawa), otwarcie lub anonimowo, nie
obawiając się przy tym żadnych negatywnych konsekwencji.
Wszystkie takie zgłoszenia są traktowane w sposób poufny
i badane z należytą starannością. System sygnalizowania
nieprawidłowości jest w pełni poufny i gwarantuje anonimowość. Komitet Audytowy analizuje zestawienia przypadków
zgłoszonych przy użyciu tego systemu.
Monitorowanie zmian w otoczeniu prawnym i zmian
w standardach rachunkowości
Przedmiotem zainteresowania Komitetu były zmiany w otoczeniu prawnym oraz aktualizacje standardów rachunkowości i rekomendacje organów regulacyjnych, a także kwestia ich przyjmowania i wprowadzania w Grupie Orange Polska. Komitet
dokonał także przeglądu usprawnień dotyczących raportowania alternatywnych miar wyników zgodnie z wytycznymi ESMA.
Inne obszary zainteresowania
Komitet analizował i opiniował znaczące transakcje
z podmiotami powiązanymi, zgodnie z regulacjami
wewnętrznymi i dobrymi praktykami ładu korporacyjnego.
Na posiedzeniach Rady Nadzorczej i Komitetu Audytowego,
osoby nominowane przez Orange SA są wyłączone z głosowań
dotyczących transakcji ze spółką Orange SA lub jej spółkami
zależnymi. Komitet rozpatrywał także inne sprawy, w tym
między innymi dotyczące ochrony przychodów, zabezpieczenia
transakcji finansowych, ubezpieczeń i podatków, a także
zagrożeń dla Spółki wynikających z wprowadzenia Ogólnego
rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Ponadto,
Komitet wydawał opinie w innych kwestiach, w których
zwróciła się do niego Rada Nadzorcza i/lub Zarząd, w tym
dotyczących finansowania spółek zależnych Orange Polska
i udzielania im gwarancji bankowych.
Zasady etyczne
Zasady etyczne w Orange Polska
Zasady etyczne w Orange Polska wynikają z podstawowej
potrzeby utrzymania standardów etycznych w codziennej
działalności biznesowej. Przyjęte przez Spółkę standardy
i wartości są wskazówką dla pracowników w ich wzajemnych
kontaktach (zarówno osobistych jak i zawodowych),
pomagając im w osiąganiu celów biznesowych i budowaniu
właściwych relacji z otoczeniem. Normy etyczne zostały
zapisane w Kodeksie Etyki Orange Polska, który stanowi dla
pracowników kompendium wiedzy o zasadach etycznego
postępowania, jakiego oczekują akcjonariusze, klienci
i kontrahenci. Kodeks Etyki Orange Polska opiera się na tych
samych zasadach etycznych, które obowiązują w innych
spółkach Grupy Orange.
Zadania Komisji ds. Etyki Orange Polska
Komisja ds. Etyki Orange Polska jest ciałem doradczym,
które czuwa nad przestrzeganiem norm etycznych w Spółce.
Komisja analizuje na bieżąco wszelkie zgłoszenia dotyczące
nieetycznego postępowania, a także edukuje pracowników w
zakresie stosowania zasad etyki w miejscu pracy. Do zadań
Komisji należy także poszerzanie wiedzy i świadomości
pracowników w kwestii podstawowych norm etycznych
poprzez e-szkolenia, które prezentują sytuacje, z jakimi
pracownicy mogą się zetknąć na co dzień, a także pokazują
przykłady właściwego postępowania.
W przypadku podejrzenia naruszenia zasad etyki, pracownicy
Orange Polska mogą się łatwo skontaktować z Komisją ds.
Etyki poprzez specjalną skrzynkę e-mailową lub anonimowy
formularz zgłoszeniowy w intranecie firmowym (*Zapytaj_etyka). Istnieje także możliwość przesłania wiadomości
elektronicznej lub listu bezpośrednio do Przewodniczącego
Komitetu Audytowego. Wszystkie zgłoszenia są traktowane
w sposób poufny.
Etyczność postępowania to kluczowy element naszej kultury
korporacyjnej, który leży u podstaw dobrych relacji Orange
Polska z partnerami biznesowymi oraz rynkiem jako całością.
W 2018 Komisja zajmowała się ponad 100 zgłoszonymi
sprawami i zapytaniami.